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Case Study
Stazione di ispezione per test di veicoli
Integrazione: Setera SmartVoice AI Voice Agents + Inspection Booking System + Public Telephone Number
Profilo del Cliente
Un centro revisioni specializzato nell’esecuzione di controlli tecnici obbligatori e verifiche di conformità per automobili, furgoni e veicoli commerciali. Il centro serve sia clienti che si presentano direttamente allo sportello sia utenti che prenotano la revisione in anticipo.
Gli appuntamenti possono essere fissati online oppure telefonicamente, ma una parte significativa della clientela — in particolare i conducenti più anziani — preferisce ancora prenotare tramite chiamata anziché utilizzare i canali digitali.
Il personale del front office deve gestire contemporaneamente l’assistenza ai clienti presenti in sede, le attività amministrative e le prenotazioni telefoniche, rendendo fondamentale una gestione efficiente degli appuntamenti per garantire operatività fluida e massimizzare la capacità del centro revisioni.
Scenario
Le chiamate in entrata rappresentano una sfida operativa costante per il team del service desk.
Mentre gli operatori assistono i clienti presenti fisicamente presso il centro, devono anche rispondere alle telefonate di chi desidera prenotare una revisione. Poiché i clienti in sede hanno naturalmente la priorità, le chiamate vengono spesso ritardate o perse.
Dato che molti utenti si affidano esclusivamente alle prenotazioni telefoniche, ogni chiamata senza risposta si traduce direttamente in una potenziale perdita di appuntamenti.
Sfide:
Chiamate perse e mancati ricavi
• Le chiamate non gestite immediatamente vengono spesso abbandonate
• Ogni chiamata persa rappresenta una prenotazione mancata
• I clienti finiscono frequentemente per contattare centri revisioni concorrenti.
Pressione sull’allocazione delle risorse
• Difficoltà nel bilanciare la gestione delle chiamate con l’assistenza ai clienti presenti in sede
• Incrementare il personale esclusivamente per rispondere al telefono risulta inefficiente
• Il focus del service desk deve rimanere sui clienti fisicamente presenti.
Disponibilità limitata
• Le prenotazioni telefoniche sono possibili solo durante gli orari di apertura
• Nessuna possibilità di prenotazione 24/7.
La Soluzione di Setera
Setera AI SmartVoice
Prenotazione appuntamenti tramite AI
Gli AI Voice Agent rispondono automaticamente alle chiamate in entrata e gestiscono le richieste di prenotazione senza necessità di intervento da parte del personale.
Raccolta automatica dei dati del cliente e del veicolo
L’AI Agent acquisisce automaticamente tutte le informazioni necessarie per la prenotazione, tra cui:
• numero di targa del veicolo;
• nome del cliente;
• tipologia di revisione richiesta (auto, furgone, revisione periodica, ecc.)
Integrazione diretta con i sistemi aziendali
Gli appuntamenti vengono creati automaticamente tramite integrazione diretta con il sistema gestionale del centro revisioni, eliminando la pianificazione manuale.
Principali Benefici:
Nessuna chiamata persa, nessun cliente perso
• Ogni chiamata riceve risposta automatica.
• Riduzione delle prenotazioni perse causate da chiamate senza risposta.
Disponibilità del servizio 24/7
• I clienti possono prenotare la revisione in qualsiasi momento.
• Maggiore accessibilità anche fuori dagli orari di apertura.
Efficienza operativa
• Il personale del service desk può concentrarsi completamente sui clienti presenti in sede.
• Riduzione del carico operativo e gestione quotidiana più fluida
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